Dokumentationskette
Die Dokumentationskette verknüpft alle relevanten Ereignisse – von der Saatgut-Herkunft über Anbau und Ernte bis zur Abgabe an Mitglieder – so dass jeder Verarbeitungsschritt lückenlos nachvollziehbar bleibt. Sie ist eine gesetzliche Pflicht nach §26 KCanG mit 5 Jahren Aufbewahrungsfrist.
Welche Dokumentationspflichten schreibt das KCanG vor?
§26 KCanG definiert detailliert, was Anbauvereinigungen dokumentieren müssen:
- Lieferanten: Name, Vorname und Anschrift aller Vermehrungsmaterial-Lieferanten
- Bestandsmengen: Cannabis und Vermehrungsmaterial im Besitz der Anbauvereinigung
- Anbauprotokoll: Mengen angebautes Cannabis
- Vernichtungsprotokoll: Mengen vernichtetes Cannabis oder Vermehrungsmaterial
- Abgabedaten: Name, Vorname und Geburtsjahr jedes Empfängers, abgegebene Menge, THC-Gehalt und Datum
- Transportdaten: Dokumentation aller Transporte (Transportbescheinigung)
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Alle dokumentationspflichtigen Daten müssen 5 Jahre aufbewahrt werden. Zusätzlich muss jede Anbauvereinigung einen jährlichen Bericht bis zum 31. Januar an die zuständige Behörde übermitteln.
Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch nach Beendigung des Betriebs – der Vorstand bleibt verantwortlich.
Warum ist eine lückenlose Dokumentationskette so wichtig?
Die Dokumentationskette dient mehreren Zwecken:
- Behördenprüfungen: Die zuständige Behörde kann jederzeit Einblick verlangen – lückenlose Dokumentation schützt vor Bußgeldern und Lizenzentzug
- Qualitätssicherung: Bei Qualitätsproblemen lassen sich betroffene Chargen und Empfänger identifizieren
- Rückverfolgbarkeit: Track & Trace vom Samen bis zur Abgabe
- Mengenkontrolle: Überprüfung der Abgabemengen und Monatslimits
Wie lässt sich die Dokumentationskette digital umsetzen?
Papierbasierte Dokumentation ist bei bis zu 500 Mitgliedern und täglichen Abgaben kaum praktikabel. Digitale Cannabis Social Club-Software bildet die gesamte Dokumentationskette automatisiert ab – revisionssicher, durchsuchbar und jederzeit exportierbar für Behördenberichte.
Häufige Fragen zu Dokumentationskette
Eine Dokumentationskette verknüpft alle Ereignisse – von Saatgut-Herkunft über Anbau und Ernte bis zur Abgabe – so dass jeder Schritt lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Nach §26 KCanG müssen CSCs u.a. Lieferanten, Mengen, Empfänger, THC-Gehalte und Transportdaten dokumentieren. Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre. Jährlicher Bericht bis 31. Januar.