Nachweisdokumentation
Die Nachweisdokumentation ist die systematische, lückenlose Erfassung und Archivierung aller Compliance-relevanten Vorgänge einer Anbauvereinigung. Sie stellt sicher, dass bei behördlicher Überwachung nach §27 und §28 KCanG jederzeit sämtliche Nachweise vollständig und revisionssicher vorgelegt werden können.
Was umfasst die Nachweisdokumentation?
Die Dokumentation erstreckt sich über alle KCanG-relevanten Bereiche:
- Abgabeprotokolle: Jede einzelne Abgabe mit Empfänger, Menge, Wirkstoffgehalt und Datum
- Selbstauskünfte: Erklärungen aller Mitglieder zur Nicht-Doppelmitgliedschaft (3 Jahre Aufbewahrung)
- Anbaudokumentation: Chargen, Pflanzenzahlen, eingesetztes Vermehrungsmaterial
- Vernichtungsprotokolle: Datum, Menge und Art des vernichteten Materials
- Transportnachweise: Dokumentation aller Cannabis-Transporte
- Gesundheitsschutzkonzept: Aktuelle Fassung und Änderungshistorie
Wie lange müssen Nachweise aufbewahrt werden?
§26 KCanG schreibt eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren vor. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der dokumentierte Vorgang stattfand. Parallel gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren für Finanzdokumente.
Was passiert bei lückenhafter Dokumentation?
Fehlende oder unvollständige Nachweise können schwerwiegende Folgen haben:
- Ordnungswidrigkeiten nach §36 KCanG mit Bußgeldern
- Anordnungen der Behörde nach §28 KCanG (Auflagen, Anordnungen)
- Im schweren Fall: Entzug der Erlaubnis zum Betrieb der Anbauvereinigung
Wie funktioniert digitale Nachweisdokumentation?
Digitale Systeme erfassen Nachweise automatisch als Nebenprodukt des täglichen Betriebs: Jede Abgabe, jede Bestandsveränderung, jedes Onboarding erzeugt automatisch den zugehörigen Nachweis. Cannanas speichert alle Vorgänge revisionssicher und ermöglicht den sofortigen Export bei Behördenanfragen.
Häufige Fragen zu Nachweisdokumentation
Anbauprotokolle, Laboranalysen, Abgabeprotokolle, Vernichtungsnachweise, Mitgliederdaten, Schulungsnachweise und der Jahresbericht.
Mindestens fünf Jahre, bei steuerrelevanten Unterlagen bis zu zehn Jahre. Die Dokumente müssen auf Verlangen den Aufsichtsbehörden vorgelegt werden können.